Empat Pilar – √ Pengertian Project Control : Tugas dan Tanggung Jawab Secara Lengkap. Project control memainkan peran penting dalam pelaksanaan proyek yang berhasil. Ini melibatkan pengelolaan dan pemantauan berbagai aspek proyek untuk memastikan agar tetap berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuannya.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi Pengertian Project Control, dan tanggung jawab yang terkait. Jadi, mari kita simak dan pahami detail dari project control.
Project control merujuk pada serangkaian prosedur, praktik, dan alat yang digunakan untuk memandu dan mengelola proyek dari awal hingga selesai. Ini mencakup berbagai aktivitas yang bertujuan untuk menjaga efisiensi proyek, mengurangi risiko, dan memastikan kepatuhan terhadap jadwal dan anggaran.
Pengertian Project Control
Pengendalian Proyek merupakan posisi pekerjaan atau profesi yang menantang namun menawarkan peluang karir yang lebih luas dibandingkan dengan yang lain.
Fokus utama Pengendalian Proyek adalah menyediakan informasi tentang status proyek secara rutin, sehari-hari. Tujuannya adalah agar setiap individu dapat mengambil tindakan ketika tren proyek menunjukkan hal-hal yang negatif.
Secara umum, Pengendalian Proyek terlibat sejak awal proyek, termasuk menyusun jadwal proyek dan menyediakan tenaga kerja. Selain itu, mereka juga terlibat dalam pemilihan peralatan kerja dan berpartisipasi dalam penentuan anggaran proyek. Selain itu, mereka juga mengumpulkan informasi yang diperlukan.
Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
Setelah proyek selesai, Pengendalian Proyek akan membuat laporan akhir proyek yang disebut sebagai proyek historis. Laporan ini dapat digunakan sebagai database untuk menyusun perencanaan proyek yang akan dilakukan di masa depan, kapan pun itu diperlukan.
Tugas Project Control
Dapat dikatakan bahwa Project Control adalah pekerjaan atau profesi yang memiliki pengaruh yang signifikan dalam pelaksanaan proyek.
Selain Site Manager atau Project Manager, Project Control memiliki pemahaman menyeluruh tentang suatu proyek.
Dengan posisinya, ia memiliki kesempatan untuk menjadi penasihat bagi Site Manager atau Project Manager saat memulai sebuah proyek.
Peran dan tugasnya dapat bervariasi antara perusahaan satu dengan yang lain, tetapi seringkali perbedaan tersebut berkaitan dengan tingkat senioritas.
Biasanya, semakin senior pengalaman seseorang, semakin luas pula tanggung jawabnya.
Secara umum, tugas Project Control meliputi penyusunan laporan akhir proyek yang mencakup pencapaian kinerja yang telah berhasil.
Mereka juga melakukan perbandingan sebelum proyek dimulai dan menyampaikan analisis yang telah dilakukan.
Setelah memahami Pengertian Project Control, selanjutnya dalam setiap Project Control section memiliki tugas :
a. Menghimpun informasi tentang kemajuan dari lapangan dan mengkalkulasi perkembangan setiap bagian (WBS), serta kemajuan keseluruhan pemasangan boiler.
b. Mengajukan klaim atas perkembangan bulanan kepada Klien hingga mendapatkan persetujuan. Klaim perkembangan yang telah disetujui menjadi acuan dalam mengajukan pembayaran bulanan ke Klien oleh Departemen Keuangan.
c. Mengkoordinasikan pengawasan jadwal dan perkembangan proyek dengan cara memimpin rapat evaluasi perkembangan yang diadakan setiap minggu. Rapat evaluasi perkembangan dihadiri oleh seluruh Chief Engineers.
d. Aktif berpartisipasi dalam rapat jadwal yang diorganisir oleh main contractor setiap minggu.
e. Menyediakan data perkembangan dan jadwal kepada Klien yang akan digunakan oleh Klien untuk memperbarui jadwal proyek dalam software Primavera.
f. Mengkoordinasikan pengendalian biaya proyek untuk mencegah melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Di awal setiap bulan, bagian Project Control merilis laporan bulanan tentang kinerja setiap bagian (WBS). Laporan tersebut mencakup perkembangan yang dicapai dan biaya yang telah dikeluarkan oleh setiap bagian. Laporan kinerja dibahas dalam rapat kinerja yang dipimpin oleh Project Control engineer.
g. Mengusulkan insentif bulanan dan insentif pencapaian kepada Manajer Situs. Insentif ini diberikan kepada semua anggota tim proyek berdasarkan kinerja yang dicapai oleh setiap bagian, baik dalam hal perkembangan proyek maupun kinerja biaya.
h. Membuat laporan bulanan untuk kantor pusat dan laporan bulanan untuk Klien.
i. Menangani aspek-aspek yang berkaitan dengan administrasi kontrak. Tugas utama terkait dengan administrasi kontrak adalah mempersiapkan data-data untuk klaim pekerjaan tambahan. Bagian Project Control juga memberikan saran-saran kepada Manajer Situs dalam isu-isu komersial yang berkaitan dengan pembagian tanggung jawab pekerjaan (scope of work) antara main contractor dan sub contractor. Untuk dapat memberikan saran yang tepat, pemahaman yang benar mengenai perjanjian kontrak sangatlah penting.
j. Membuat dokumentasi dalam bentuk fotografi selama berlangsungnya proyek.
k. Membuat laporan penutupan proyek. Laporan penutupan proyek ini mirip dengan laporan bulanan, namun disertai dengan analisis-analisis terhadap kinerja yang dicapai dibandingkan dengan target yang telah ditentapkan dalam perencanaan dan anggaran.
Tanggung Jawab Kerja Project Control
Pembahasan Pengertian Project Control selanjutnya adalah tanggung jawab project control. Nah berikut adalah penjelasan Tanggung Jawab Kerja Project Control yang perlu kalian ketahui dengan baik :
- Mengendalikan Masalah Biaya
Seorang pengendali proyek bertanggung jawab untuk mengontrol semua masalah biaya yang terkait dengan proyek. Mereka harus berkomitmen untuk memastikan bahwa semua permintaan biaya dikelola dengan benar dan efisien. - Mengatur Partisipasi Anggota Tim
Pengendali proyek juga perlu memastikan bahwa semua anggota tim yang terlibat dalam proyek aktif dan berkontribusi sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka. - Penjadwalan dan Koordinasi Pertemuan
Pengendali proyek perlu merencanakan dan menjadwalkan semua pertemuan yang berhubungan dengan proyek, termasuk pertemuan untuk membahas kemajuan proyek, kualitas proyek, dan lainnya. - Strategi Penanganan Hambatan
Menghadapi hambatan dan keterlambatan dalam proyek adalah hal yang biasa. Seorang pengendali proyek harus menciptakan strategi yang tepat untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut, baik dengan menerapkan berbagai metode atau memanfaatkan pengetahuan teknis dan inovasi. - Peramalan Biaya Proyek
Pengendali proyek bertanggung jawab untuk membuat prediksi atau estimasi mengenai biaya proyek. Hal ini penting untuk memastikan bahwa proyek tetap berada dalam anggaran dan tidak melebihi biaya yang telah ditetapkan. - Penetapan Standar Keselamatan Kerja
Pengendali proyek juga perlu menciptakan aturan dan standar yang berhubungan dengan keselamatan kerja, untuk memastikan bahwa semua anggota tim bekerja dalam lingkungan yang aman dan sehat. - Pelaporan Hasil
Akhirnya, pengendali proyek bertanggung jawab untuk menyediakan laporan mengenai proyek, mulai dari awal pelaksanaan, selama proses pelaksanaan, hingga akhir proyek. Laporan ini harus mencakup semua aspek penting dari proyek, termasuk kemajuan, biaya, kualitas, dan lainnya.
Kriteria Pengendalian Project Control
Berikut adalah Kriteria Pengendalian Project Control, yang perlu kalian pahami :
1. Pengendalian Internal
Pengendalian internal adalah salah satu aspek penting dalam pengendalian proyek. Ini merujuk pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standar yang berasal dari sistem organisasi atau kontraktor itu sendiri.
Ini mencakup sistem dan prosedur yang dirancang untuk memastikan efisiensi dan efektivitas operasional, keandalan pelaporan keuangan dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Pengendalian internal melibatkan berbagai elemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.
2. Pengendalian Eksternal
Sementara itu, pengendalian eksternal adalah tindakan pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau pengguna. Ini mungkin termasuk standar dan persyaratan kualitas, batasan waktu dan anggaran, dan lainnya yang harus dipenuhi oleh kontraktor.
Pengendalian eksternal ini penting untuk memastikan bahwa kontraktor memenuhi ekspektasi klien dan mematuhi persyaratan kontrak.
Aspek yang Harus Diperhatikan Dalam Project Control
Project Control merupakan peran yang umumnya terlibat sejak awal perencanaan suatu proyek. Tugasnya adalah menyusun semua elemen yang diperlukan agar proyek dapat berjalan sesuai dengan harapan klien.
Ketika proses eksekusi proyek dimulai, Project Control menjadi pemeran utama dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Hal ini dilakukan untuk menjaga agar proyek tetap berjalan lancar tanpa hambatan, seperti masalah penyelesaian proyek. Oleh karena itu, banyak juga yang menyebutnya sebagai Perencanaan dan Pengendalian Proyek.
Dalam menjalankan peran ini, terdapat beberapa aspek yang harus diperhatikan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Berikut adalah aspek-aspek yang harus diperhatikan oleh Project Control:
- Integrasi:
Memastikan semua bagian proyek saling terhubung dan berfungsi secara harmonis. - Ruang Lingkup Proyek:
Menentukan batasan, tujuan, dan hasil yang diharapkan dari proyek. - Waktu:
Mengatur jadwal dan mengendalikan waktu pelaksanaan proyek. - Biaya:
Mengelola anggaran proyek dan mengontrol pengeluaran. - Kualitas:
Memastikan proyek mencapai standar kualitas yang telah ditetapkan. - Pengadaan:
Mengelola proses pengadaan bahan atau jasa yang diperlukan dalam proyek. - Sumber Daya Manusia:
Mengelola tim proyek, termasuk rekrutmen, pengembangan, dan penempatan sumber daya manusia yang tepat. - Komunikasi:
Membangun dan menjaga komunikasi yang efektif antara semua pihak yang terlibat dalam proyek. - Manajemen Risiko:
Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengelola risiko yang mungkin timbul selama proyek.
Manajemen Stakeholder: Melibatkan dan mengelola kepentingan pihak-pihak terkait proyek.
Dari semua aspek yang disebutkan di atas, ruang lingkup proyek merupakan aspek yang paling penting karena merupakan inti dari seluruh pelaksanaan proyek. Jika terdapat perubahan dalam ruang lingkup proyek, maka aspek lainnya seperti biaya, waktu, dan lainnya juga akan berubah sesuai.
Penutup
Sebagai penutup, perlu kita pahami bahwa Pengertian Project Control merupakan bagian esensial dari manajemen proyek yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat krusial.
Mereka bertugas memastikan semua aspek proyek berjalan sesuai rencana dan berada dalam kendali, memonitor kemajuan proyek, mengidentifikasi hambatan serta tantangan, dan merumuskan solusi yang efektif untuk mengatasi segala masalah.
Pada akhirnya, memahami Pengertian Project Control, tugas, dan tanggung jawab dapat membantu organisasi dan individu untuk lebih efisien dan efektif dalam mengelola proyek-proyek mereka. Dengan kontrol yang baik, keberhasilan proyek bukanlah sebuah harapan, namun sebuah kenyataan yang bisa dicapai.
Itu saja uraian secara lengkap yang bisa empatpilar.com uraiakan buat kalian mengenai Pengertian Project Control. Semoga bermanfaat
